E-Mails direkt aus ForceManager senden
Noch nie war Kundenpflege so effizient dank dieser neuen ForceManager-Funktion! Jetzt können E-Mails direkt aus ForceManager verschickt werden, die gleichzeitig in Ihrem geschäftlichen E-Mail-Client synchronisiert werden. Dort können die gesendeten E-Mails normal unter „Gesendete Mails“ nachvollzogen werden. Zudem sind sie unter „Aktivitäten“ bei ForceManager ersichtlich.
In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie diese Funktion genutzt werden kann. Und zwar wird auf folgende Punkte genauer eingegangen:
- Individuelle E-Mails
- E-Mails mit unabhängigen Empfängern
- Tools
- Tracking-Funktionen
Individuelle E-Mails
Individuelle Mails können direkt aus der Kontakt-Ansicht der jeweiligen Ansprechperson verschickt werden. Dafür kann man auf das Mail-Icon oben oder auf die E-Mail-Adresse im Steckbrief klicken. Danach öffnet sich direkt ein neues Fenster mit einem E-Mail-Entwurf. Fügt man anschliessend noch eine weitere E-Mail bei der Empfängerzeile hinzu, wird dies analog behandelt, wie bei jedem anderen E-Mail-Client. Die Empfängerliste dieser E-Mail ist für alle Empfänger ersichtlich.
E-Mails mit unabhängigen Empfängern
Um eine solche E-Mail zu versenden, muss man die entsprechenden Ansprechpersonen in der Kontakt-Ansicht auswählen. Dies kann durch das Setzen der passenden Filter vereinfacht werden (für weitere Infos, siehe YouTube-Video weiter unten).
Anschliessend klickt man auf das Mail-Icon oberhalb der Kontaktliste und es öffnet sich ein E-Mail-Entwurf. Hier sind ebenfalls alle Empfänger in der Empfängerzeile aufgelistet. Der grundlegende Unterschied zu den individuellen E-Mails ist aber, dass diese E-Mails à la Newsletter-Style einzeln verschickt werden. Das heisst, dass die einzelnen Empfänger nicht sehen können, wer sonst noch dieselbe E-Mail erhalten hat.
Trotzdem sind diese E-Mails über ForceManager von Newslettern abzugrenzen. Hier kann eine E-Mail nur an 2-50 Empfänger auf einmal versendet werden. Zudem müssten die Empfänger eines Newsletters darüber informiert werden, wieso sie diese E-Mail erhalten haben und eine Möglichkeit haben, sich von der Mailing-Liste abzumelden. Hier geht es einzig und allein darum, dass man eine individuelle E-Mail nicht mehrmals manuell an verschiedene Personen verschicken muss und man so Zeit sparen kann, ähnlich wie bei Serienbriefen.
Daher empfehlen wir, diese Funktion mehr für individuellere Ankündigungen zu verwenden, die nicht das Flair eines Newsletters haben:
- keine periodischen und wiederkehrenden Ankündigungen
- keine Werbung und auch kein Content-Marketing
- Pflege des indidviduellen Kundenkontakts und Informationsaustauschs
- eher wie einen Serienbrief behandeln und die Funktion namens "Felder einfügen" verwenden, um die E-Mail zu personalisieren (siehe weiter unten bei "Tools")
Tools
Sei es eine E-Mail an einen Empfänger oder eine E-Mail an mehrere Empfänger, man hat neben den üblichen Funktionen wie Bilder und Dokumente einfügen sowie Formatierungswerkzeugen immer die folgenden Tools zur Verfügung:
- E-Mail verbessern
- Vorlagen
- Felder einfügen
- Verknüpfen Sie eine Gelegenheit
E-Mail verbessern
Hier kann die E-Mail mithilfe von Dana AI, der Künstlichen Intelligenz von ForceManager, umformuliert werden. Man kann angeben, welchen Ton die E-Mail haben soll (z.B. professionell, freundlich, kollaborativ, usw.). Zusätzlich kann eine Rechtschreibkorrektur und Formatierungsverbesserung durchgeführt werden. Man kann sich die E-Mail aber auch zusammnefassen lassen, damit sie kurz und knackig ist.
Vorlagen
Dieses Tool ist vor allem für jene interessant, die regelmässig ähnliche Anliegen haben und daher ähnliche Mails verschicken müssen. So können verschiedene Vorlagen gespeichert und in zukünftigen Mails eingesetzt werden. Analog, wie wenn man die Signatur einsetzt.
Felder einfügen
Wie bereits bei „E-Mails mit unabhängigen Empfängern“ erwähnt, ist diese Funktion insbesondere dafür geeignet, E-Mails mit verschiedenen Empfängern einen individuellen Touch zu verleihen. Diese Felder funktionieren gleich wie die Felder eines Serienbriefs oder einer Serienmail. Beispielsweise kann bei der Ansprache ein Feld für den Vor- und/oder Nachnamen eingefügt werden, der dann bei jeder einzelnen Mail den passenden Namen an dieser Stelle einfügt.
Verknüpfen Sie eine Gelegenheit
Schliesslich kann die E-Mail mit einer bestehenden Opportunity verbunden werden, damit die Kontakthistorie zu dieser Opportunity später besser nachvollzogen werden kann.
Tracking
Zu guter Letzt können unten links zwei verschiedene Tracking-Arten aktiviert werden. Einerseits kann man mit dem Augen-Icon aktivieren, dass man benachrichtigt wird, wenn die E-Mail geöffnet wird. Beim Mausklick-Icon wird man benachrichtigt, wenn ein allfällig eingefügter Link der jeweiligen E-Mail geöffnet wird. Für beide Tracking-Arten wird man in ForceManager über das Glockensymbol oben rechts benachrichtigt. Zudem kann man die verschiedenen Tracking-Resultate später auch im ForceManager einsehen, indem man die E-Mail bei der jeweiligen Aktivität öffnet. Es ist jedoch zu beachten, dass aus Datenschutzgründen bei E-Mails mit mehreren Empfängern nicht ersichtlich ist, wer hinter welchem Tracking-Eintrag steckt.
Falls man diese Tracking-Methoden standardmässig in jeder Mail verwenden möchte, müssen zusätzlich die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens angepasst werden. Wir empfehlen ebenfalls, dann auch in den Mails bzw. der E-Mail-Signatur auf die Datenschutzrichtlinien zu verweisen, falls regelmässig getrackt wird. Ausserdem sind auch die sonstigen Richtlinien der DSGVO und des DSG zu beachten.
Im folgenden Beitrag gehen wir noch genauer auf die neuen DSG-Richtlinien des letzten Jahres ein.
Bei weiteren Fragen zum Thema E-Mail-Tracking oder anderen Datenschutzaspekten empfehlen wir Silvan Becker, dessen Expertise auch uns im Alltag unterstützt.
Silvan Becker
Datenschutzexperte bei iData One GmbH
Im Zeitalter der Überholung aller Datenschutzgesetze müssen Unternehmen viele neue Anforderungen umsetzen – wir unterstützen Sie dabei!
Summary
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P.S. Das war nur der Anfang. Mit dem neuen E-Mail-Marketing-Tool von ForceManager können Sie Ihre Vertriebs-Effizienz und -Effektivität deutlich steigern. Gerne zeigen wir Ihnen weitere Möglichkeiten. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf
Ralph Nater
Senior Partner CRM Consultant
Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!
